Makalah Bahasa Indonesia "Surat"

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan yang maha esa karena berkat rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah tentang surat-menyurat.
Kami juga mengucapkan banyak terima kasih banyak kepada :
1. Ibu Dra. Hj. Zahra A, M.Pd yang telah membimbing kami selama pembuatan makalah ini.
2. Kedua orang tua yang selalu memberi nasehat, motifasi dan suport baik moril maupun materil.
3. Teman-teman yang turut membantu kami dalam pembuatan makalah ini hingga selesai.
Harapan kami, semoga makalah ini dapat bermanfaat untuk bahan pembelajaran dikemudian hari.
Akhirnya, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya apa bila dalam makalah ini terdapat kekurangan, karena itu kami mengharapkan kritik dan saran dari pembaca guna menyempurnakan makalah ini.

Palembang, Oktober 2010

Marzuki Sugeng Riyadi

Pendahuluan

Surat yaitu pernyataan tertulis yang dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dan merupakan alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi. Surat-menyurat yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar. Mengingat pentingnya surat-menyurat sebagai kegiatan pendukung dalam berbagai kegiatan, maka kami mencoba untuk menjabarkan tentang surat-menyurat.

Makalah ini disusun dengan maksud sebagai kebijakan dasar dan acuan dalam pelaksanaan kegiatan surat-menyurat, sebagai landasan guna menyusun petunjuk teknis surat-menyurat, untuk menunjang tertib administrasi surat-menyurat, dengan tujuan agar pembaca dapat mengetahui dan menggunakan surat sesuai dengan ketentuan dengan sebaik-baiknya.

SURAT

Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu (Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, 2009 :4). Rumusan lain tentang surat dapat dikemukakan bahwa, surat adalah sehelai kertas bertulis atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lain-lain yang disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan.
Dalam praktik surat-menyurat senantiasa ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak pengirim dan penarima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan, kertas bertulis, pengirim, penerima dan feedback. Surat-menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan. Keunggulan dari komunikasi tertulis :
1. Mempunyai bukti tertulis yang autentik.
2. Disajikan dengan lebih matang, bersih dan rapi.
3. Dasar hukumnya kuat.
4. Sulit dimanipulasi.
Sedangkan kelemahannya :
1. Kejadiannya lambat dan tidak secara langsung.
2. Selalu memakai sarana atau alat bantu.
3. Kesalahan tidak langsung dapat dikoreksi.
4. Tidak dapat dibantu dengan gerakan atau mimik muka.
Fungsi surat dalam kehidupan bermasyarakat antara lain :
1. Surat sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Surat sebagai alat bukti otentik.
3. Surat sebagai alat pengingat.
4. Surat sebagai pedoman untuk bertindak.
5. Surat sebagai keterangan keamanan.
6. Surat sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan.
7. Surat sebagai duta/wakil organisasi.
Surat juga memegang peranan sebagai barometer kemajuan lembaga. Artinya, surat yang bagus isi dan penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkannya. Akan tetapi, kenyataan dilapangan masih banyak kesalahan yang terjadi dalam penulisan surat. Kesalahan tersebut dapat diminimalisasi dan dihindari, yaitu dengan mengetahui ciri surat. Adapun ciri surat :
1. Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna sesuai dengan surat yang akan ditulis.
2. Menggunakan bentuk surat yang setandar.
3. Menggunakan bahasa Indonesia yang baku.
4. Menggunakan gaya bahasa yang lugas.
5. Menggunakan bahasa yang jelas.
6. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat.
7. Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
8. Tidak menggunakan singkatan, kecuali yang lazim dipakai dalam surat-menyurat.
9. Tidak menggunakan kata-kata yang sulit atau istilah yang belum memasyarakat.
Selain itu, agar dapat menjadi penulis surat yang baik, para koresponden harus memenuhi sejumlah persyaratan lagi, yaitu :
1. Mengetahui prosedur surat menyurat secara umum.
2. Menguasai pemakaian bahasa tulis dengan baik.
3. Mengetahui seluk-beluk permasalahan yang akan ditulis.
4. Mengetahui posisi hubungan antara pengirim dan penerima surat.


Penggolongan Surat.
Surat sangat beraneka ragam, dibedakan menurut wujud, jenis, nama dan sifatnya.
1. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya.
a. Surat Bersampul.
Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta sampul/amplopnya.
b. Kartu Pos.
Kartu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm.
c. Warkat Pos.
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan surat.
d. Telegram dan Telex.
Telegram adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh. Telex berasal dari kata telegrafer exchange yang berarti pertukaran berita.
e. Memo dan Nota.
Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.
f. Surat Tanda Bukti.
Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal.

2. Penggolongan Surat Menurut Pemakaiannya.
a. Surat pribadi.
Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada organisasi.
Surat pribadi dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Surat pribadi yang isinya bersifat pribadi, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kepada kerabat/keluarga.
2. Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi.

b. Surat Pemerintah.
Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansimpemerintah.
c. Surat Bisnis.
Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan untuk urusan perdagangan atau jual beli.
d. Surat Sosial.
Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan.

3. Penggolongan Surat Menurut Banyaknya Sasaran Yang Dituju.
Penggolongan surat berdasarkan sasaran dibagi menjadi :
a. Surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi.
b. Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.

4. Penggolongan Surat Menurut Isi dan Maksudnya.
Setiap surat pasti memiliki maksud yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju. Contohnya surat permohonan, surat penuntutan, surat pesanan dan surat keterangan.

5. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya.
a. Surat Biasa.
Surat biasa asalah surat yang isinya bersifat biasa, maksudnya tidak boleh diketahui oleh orang lain.
b. Surat Konfederasial.
Surat konfederasial adalah surat untuk kalangan terbatas.
c. Surat Rahasia.
Surar rahasia adalah surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju.

6. Penggolongan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya.
a. Surat Biasa.
Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa.
b. Surat Segera/Ekspres.
Surat segera/ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat.
c. Surat Kilat.
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera.

Bentuk Surat.
Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola atau patron surat yang ditentukan oleh atak (layout) bagian-bagian surat. Seluruh surat berperihal harus ditulis dengan menggunakan 3 (tiga) bentuk utama, yaitu :
1. Bentuk resmi Indonesia (official style).
2. Bentuk lurus (block style).
3. Bentuk bertakuk (indent style).
Ketiga bentuk utama diatas masing-masing mempunyai variasi bentuk, yaitu :
1. Bentuk resmi Indonesia.
2. Bentuk lurus penuh.
3. Bentuk lurus.
4. Bentuk setengah lurus.
5. Bentuk lekuk.
6. Bentuk alenia menggantung.



1. Bentuk resmi Indonesia.

keterangan:
1. Kepala surat. Nomor.
2. Tanggal bulan dan tahun.
3. Nama dan alamat yang dituju.
4. Salam pembuka. Tubuh surat
5. Salam penutup.
6. Jabatan pengirim surat.
7. Nama pengirim.
8. Tembusan.

2. Bentuk lurus penuh.

Ket :

1. Kepala surat.
2. Nomor surat.
3. Tanggal.
4. Alamat tujuan.
5. Hal/perihal.
6. Salam pembuka
7. Isi surat.
8. Salam penutup.
9. Nama organisasi yang mengeluarkan surat.
10. Nama penandatangan.
11. Jabatan penandatangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Inisial pengonsep dan penulis.

3. Bentuk lurus.

Ket :
1. Kepala surat.
2. Nomor surat.
3. Tanggal.
4. Alamat tujuan.
5. Hal/perihal.
6. Salam pembuka
7. Isi surat.
8. Salam penutup.
9. Nama organisasi yang mengeluarkan surat.
10. Nama penandatangan.
11. Jabatan penandatangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Inisial pengonsep dan penulis.

4. Bentuk setengah lurus.

Ket :
1. Kepala surat.
2. Nomor surat.
3. Tanggal.
4. Alamat tujuan.
5. Hal/perihal.
6. Salam pembuka
7. Isi surat.
8. Salam penutup.
9. Nama organisasi yang mengeluarkan surat.
10. Nama penandatangan.
11. Jabatan penandatangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Inisial pengonsep dan penulis.

5. Bentuk lekuk.

Ket :

1. Kepala surat.
2. Nomor surat.
3. Tanggal.
4. Alamat tujuan.
5. Hal/perihal.
6. Salam pembuka.
7. Isi surat.
8. Salam penutup.
9. Nama organisasi yang mengeluarkan surat.
10. Nama penandatangan.
11. Jabatan penandatangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Inisial pengonsep dan pengetik.

6. Bentuk alenia menggantung.

Ket :

1. Kepala surat.
2. Nomor surat.
3. Tanggal
4. Alamat tujuan.
5. Hal/perihal.
6. Salam pembuka.
7. Isi surat.
8. Salam penutup.
9. Nama organisasi yang mengeluarkan surat.
10. Nama penandatangan.
11. Jabatan penandatangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Iinisial pengonsep dan pengetik.